5 Entwicklungsstufen des Zeitmanagements (Zeitgenerationen)

Zeitmanagement: Die 24 Stunden eines Tages stehen einem Verwaltungsangestellten, einem Logistikmitarbeiter, einem Vertriebsmitarbeiter, einem Personalsachbearbeiter, einem Abteilungs- und Teamleiter, einem Geschäftsführer, einem Unternehmer, einem Freiberufler, einem Jobsuchenden ebenso zur Verfügung wie einem Multi-Milliardär. Gleichwohl der Tag schon immer 24 Stunden hatte, steht uns heute mehr Zeit zur Verfügung, als jeder Generation vor uns.

Jedes Mal sind Teilnehmende meines Zeitmanagement-Seminars erstaunt über den letzten Satz. Beim Thema Zeitmanagement setze ich von Anfang an den Fokus nicht auf die notorische Zeitnot. Bewusst nenne ich einige Fakten, die entgegen der Allerweltsklage „Ich habe keine Zeit“ von etwas anderem sprechen: Wir haben mehr Zeit, als wir glauben!

Stress, Hektik, Arbeiten bis zum Umfallen

Die meisten von uns gehen an 46 Wochen im Jahr, im Schnitt 40 Stunden in der Woche ihrer Arbeit nach. Die durchschnittliche Lebenserwartung liegt heute bei 75 Lebensjahren. Hätte jemand den Fabrikmitarbeitern während der industriellen Revolution, die durchschnittlich 65 Stunden die Woche an 52 Wochen im Jahr gearbeitet haben, von unserer 40 Stundenwoche, dem Mindestlohn, dem Sonntagsschutz, vom Homeoffice, etc. erzählt, hielten sie es für eine Story aus dem Schlaraffenland.

Nach 1945 baute die Nachkriegsgeneration, an harten Tagen und langen Nächten, ein zerstörtes Land wieder auf. Die Nachkriegsgeneration ist für unser Zeitbudget in Vorleistung gegangen. Dank des rasanten technischen Fortschritts bestimmen wir heute oft die eigene Arbeitszeit selbst. Wir haben viel mehr freie Zeit. So sparen wir selbst im Haushalt Zeit, dank Waschmaschine, Spülmaschine, Elektroherd, Staubsauger, Zentralheizung, usw., um es im Eigenheim sauber und warm zu haben. Wir leben in einem Wohlstand, den es in dieser Form nie zuvor gab. Alle Voraussetzungen sind erfüllt, um zufrieden, gesund, neugierig und experimentierfreudig zu sein. Wir haben Zeit, um Neues auszuprobieren, Bücher zu lesen und uns Wissen anzueignen, Sport zu machen, sich alten Freunden und auch den Arbeitskollegen mehr zuzuwenden, uns gegenseitig zuzuhören, um hausgemachten Problemen auf den Grund zu gehen. Stattdessen beklagt sich jeder Zweite über Stress, Hektik und Arbeit bis zum Umfallen.

Ja, wir haben viel zu tun und unsere Arbeit ist heute anders als zu Beginn der industriellen Revolution. So kühn es auch klingen mag: Wir haben mehr Zeit zur Verfügung, als jede Generation vor uns!

In diesem Blogbeitrag möchte ich mich gerne den 5 Generationen des Zeitmanagements beziehungsweise den Entwicklungsstufen des Zeitmanagements und dem Bewusstsein darüber, wie viel Zeit wir wirklich haben, widmen.

1. Generation des Zeitmanagements – Effizienz

Das Thema Zeitmanagement hat in den vergangenen Dekaden eine spannende Entwicklung erfahren. Viele Menschen durchleben diese Entwicklung – jede einzelne Generation – im eigenen Leben.

Die 1. Generation (Beginn mit Leon Battista Alberti „Grundregeln der Zeitökonomie“ im 15. Jahrhundert) betrachtete das Thema Zeit als reine Effizienzsteigerung. Der Mensch und Zeitmanager stellten sich Fragen wie:

– Wie schaffe ich mehr in der gleichen Zeit?
– Wie nutze ich meinen Kalender richtig?
– Wie verdiene ich mehr Geld in weniger Zeit?
– Wie komme ich schneller, höher, weiter voran?

Außer Frage steht, dass es ausgesprochen wichtig ist, ein gutes und effizientes System für die Planung und Verwaltung seiner Zeit zu haben. Mit den richtigen Techniken und dem richtigen Wissen kann die Effizienz recht schnell erlernt werden. Der Wille, es zu lernen, ist dabei entscheidend.

In jedem Zeitmanagement-Seminar – auch in meinem eigenen – sind die Quadranten des Eisenhower-Modells eine wichtige Grundlage der Zeit- bzw. Selbstorganisation.

Doch nur durch Effizienz haben viele Menschen ihre Zeit noch nicht im Griff. Sie fühlen sich immer noch gestresst, abgehetzt und leer. Denn nur die Steigerung der Effizienz steht nicht zwangsläufig für die effektive Zeitnutzung und meistens auch nicht für ein erfülltes Ich.

2. Generation des Zeitmanagements – Effektivität

Das Wichtigste am 1. Schritt ist nicht die Weite, sondern die Richtung!

Das Entscheidende vorneweg: Erfolgreiche Menschen verbringen ihren Tag mit wichtigen Dingen. Sie nutzen ihre Zeit effektiv. Weniger erfolgreiche Menschen stopfen ihren Tag mit dringenden Dingen voll!

An dieser Stelle kommt von meinen Seminarteilnehmenden oft eine Mischung an Empörung und Verdutztheit ans Tageslicht, in Form von: „Wir sind also die nicht Erfolgreichen? Wo bitte ist der Unterschied zwischen Wichtig und Dringend?“.

Aha, damit habe ich sie. Die Aufmerksamkeit ist geweckt und jetzt hören die, die wirklich verstehen wollen, sehr genau zu! Das Eisenhower-Prinzip wird jetzt wie von einem Schwamm aufgesogen. Es wird über Prioritäten, Tagespläne und Ziele diskutiert.

Ziele und das effektive Zeitmanagement

Moment mal – Ziele? Die meisten Menschen glauben, dass sie bestimmte Ziele verfolgen. Wenn ich meine Seminarteilnehmende bitte, ihre Ziele zu formulieren, merken sie plötzlich, wie schwer es ihnen fällt. Die konkrete Zielformulierung wird für den Einzelnen eine regelrechte Herausforderung. Nicht, weil er/sie keine hat, sondern, weil er/sie sich noch nie bewusst gefragt hat:

Was will ich überhaupt erreichen?
• Mit meinem Job
• In meinem Leben
Welches Ziel habe ich eigentlich?

Effektivität – die richtigen Dinge tun

Genau hier setzt die 2. Generation des Zeitmanagements – Effektivität – an.
Effektivität steht laut Peter Drucker dafür „die richtigen Dinge zu tun“. Jetzt sagt jeder gewillte Mensch: „Ok… Ich habe die Dinge bisher womöglich nur richtig gemacht und muss jetzt überlegen, was die richtigen Dinge sind. Aber alles was ich tue, ist wichtig. Nein, es liegt garantiert nicht daran, dass ich nicht weiß, was die richtigen Dinge sind, sondern daran, dass ich viel zu tun habe bzw. Druck gemacht bekomme und/oder wenig Unterstützung habe. Darüber hinaus stecke ich ständig in Urlaubs-, Kranken- und sonstigen Vertretungen. Bin in sämtlichen Projekten aktiv, und, und, und…“.

Also wird im Grunde Alles gemacht, ohne ein konkretes, SMARTEs, realistisches Ziel vor Augen zu haben.

An dieser Stelle des Bewusstseins angekommen, beginnen Zeitmanager mit der Suche der richtigen Ziele. Sie erarbeiten Teilziele und achten darauf, dass ihre Ziele langfristig sind.

Bei der effektiven Zeitnutzung geht es noch mehr denn je darum, das Wichtige und Dringende zu unterscheiden sowie Prioritäten zu setzen und sich für ein wichtiges Projekt zu entscheiden.

Ziele können begeistern!

Mit Zielen zu arbeiten, ist wie das Erlernen eines Berufs. Man beginnt als Lehrling und wird in absehbarer Zeit ein Geselle. Wenn man dranbleibt, das Erlernte umsetzt, noch mehr übt, seinen Horizont ausbaut, wird man zum Meister seiner Kunst!
Und irgendwann inspiriert man sein gesamtes Umfeld, mit dem was man macht und auch damit, wie schnell man es macht. Plötzlich wundern sich viele Menschen, wie es denn funktioniert, so viele Dinge in kürzester Zeit zu schaffen. Wie geht das?

Mit dieser Frage hat sich auch die 3. Generation des Zeitmanagements befasst und setzt genau hier an. Sobald Menschen sich fragen, was Ihr Ding ist und nicht mehr, wie sie die Dinge richtig tun, begeben sie sich automatisch auf die Suche nach ihrem Potential.

3. Generation des Zeitmanagements – Potentialorientierung

Auch mit den besten Zielen vor Augen, aber der falschen Nutzung dieser, ist es unmöglich, aus einem Spatzen einen Kanarienvogel zu machen.
Jeder von uns hat Stärken und Schwächen. Jedes Individuum hat bestimmte Begabungen und eindeutige Defizite.
So wichtig es auch ist an Schwachstellen zu arbeiten, ist es doch viel wichtiger, die eigenen Stärken (Potentiale) zu erkennen, auszubauen und einzusetzen.

Nichts Anderes sagt das 20/80 – Pareto-Prinzip aus. Mit 20% des richtig eingesetzten Potentials erreichen Menschen 80% des angestrebten Erfolgs.
Es geht also darum, in 20% der aufgewendeten Zeit 80% der Ergebnisse zu erzielen.
Nur wer erkennt, was SEIN Ding ist, also sein Potential kennt, investiert weniger Energie und Zeit in seine Aufgaben und erzielt dabei das maximale Ergebnis.
Wer seine Stärken kennt, wählt ein Ziel, welches seinem Potential entspricht und lebt langfristig motivierter, gesünder und glücklicher.

Arbeitest du noch, oder lebst du schon

So wichtig die Fragen auch sind:

– Wie kann ich meine Arbeit besser in der Selben Zeit machen?
– Wie kann ich in weniger Zeit mehr Geld verdienen?
– Wie kann ich schneller, weiter, höher ans Ziel kommen?

Und so hilfreich die Techniken der bisherigen Zeitmanager sind, haben die drei bisherigen Generationen der Zeit etwas absolut Banales übersehen: Das Leben ist mehr als nur Arbeit.

4. Generation des Zeitmanagements – Work-Life-Balance

Die Stunde der 4. Generation des Zeitmanagements hat geschlagen.

Der Mensch kann nicht in einem einzelnen Lebensbereich Recht tun, während er in irgendeinem anderen Unrecht tut. Das Leben ist ein ungeteiltes Ganzes.
Mahatma Gandhi

Das Leben in Balance ist schon seit den 1980ern ein absolutes Trendthema. Der Begriff Work-Life-Balance steht für die Zusammengehörigkeit von Arbeit und weiteren Bereichen des Lebens. Neben unserem Job sind unsere Familie und unser soziales Umfeld wichtig, damit wir glücklich, zufrieden und gesund bleiben. Eine weitere wichtige Säule ist unser Körper. Im gesunden Körper wohnt doch der gesunde Geist, oder wie war das? Zu guter Letzt ist alles was unserer Seele guttut, auch das, was uns ausgeglichen macht. Die Bedürfnisse der Seele sind heute oft Entschleunigung, Vereinfachung und Gemeinschaft.

5. Generation des Zeitmanagements – Geteilte-Life-Balance

Ein Seminarteilnehmer sagte mal: „Jeder denkt nur an sich, also denke ich auch nur an mich. Wenn ich merke, dass mein Kollege oder auch mein Chef immer nur das tun, was nur für sie von Vorteil ist, warum sollte ich es nicht auch tun. Man wird doch sonst nur ausgenutzt.“
Hier wird der Wunsch und insgeheim die Sehnsucht nach Gemeinschaft, die teilt und gemeinsam anpackt, mehr als deutlich. Nur mit Effizienz, Effektivität, Potentialorientierung und der Work-Life-Balance bekommen wir unsere vermeintliche Zeitnot nicht gelöst.

In einer Zeit, in der die „Margen immer dünner werden“, die Fluktuation immer höher, geht es nicht mehr um gute Preise im Einkauf, verlängerte Arbeitszeiten und top organisierte Kalender.

Es geht um die Stärkung des Miteinander.
Es geht um ein starkes WIR.

Die Zeitmanager der 5. Generation erkennen die wunderbaren und wichtigen Techniken der vorangehenden Zeitmanagement-Generationen an und merken doch wie ego-lastig die Vorgänger sind.

Fragen der 5. Generation des Zeitmanagements

In der 5. Generation des Zeitmanagements Geteilte-Life-Balance angekommen, fragen sich die Zeitmanager:

– Wie können wir unsere Zeit in Kooperation mit Anderen gestalten?
– Wie können wir aus 1+1 mehr als 2 machen?

Wenn in unseren Unternehmen solche Arbeitseinstellungen vorzufinden sind, wie es der zitierte Seminarteilnehmer beschrieb, dann wirkt sich das entsprechend auf das Teamgefüge aus!

Welche Kosten entstehen in einem Unternehmen, wenn Mitarbeitende und Führungskräfte keine vertrauensvolle Beziehung miteinander haben?
Was passiert hier mit der Lebensqualität und dem Zeitverhalten der Mitarbeitenden?

Ein effektives Zeitmanagement ist nur durch einen effektiven Umgang mit anderen Menschen möglich. Ein werteorientiertes Handeln, sinnvolles Verhalten und vertrauensvolle Kooperationen werden sich in den nächsten Jahren als sehr starke Bindungs- und Entwicklungsinstrumente und Prozessbeschleuniger erweisen.

All in one – das Beste aus allen 5 Zeitgenerationen zusammengefasst

Ich fange mit der Erkenntnis der 5. Generation des Zeitmanagements an. Hier geht es in erster Linie um das Beziehungsmanagement, um ein starkes Miteinander.

Die Vorreiter der 5. Zeitgeneration waren nachvollziehbarerweise recht egozentrisch auf Effizienz, Effektivität, Potenzialorientierung und Work-Life-Balance fokussiert.
• Wie kann ich meinen Tag effizienter gestalten?
• Was will ich erreichen?
• Wie kann ich mich selbst verwirklichen?
• Wie kann ich ausgewogen leben?
Heute wissen wir, dass unsere Zeit fast immer Zeit mit Anderen zusammen ist. Somit ist Zeitmanagement ohne Beziehungsmanagement wie ein Fischer ohne Ausrüstung.

Zeit nehmen und externe Unterstützung ins Boot holen?

Es bleibt zu sagen: Gestalten Sie Ihre Zeit in Kooperation mit Ihrem Team, Ihren Kollegen, Menschen, die Ihre Wegbegleiter bleiben sollen, so, dass alle davon profitieren. Schaffen Sie „Multiple-win“-Situationen und holen Sie externe Experten ins Boot.

Diese können die Lage häufig neutraler überblicken und so schneller feststellen, wie und welche Maßnahmen zu treffen sind. Außerdem können sie professionell zwischen Menschen vermitteln. Als Personalentwicklerin und Trainerin habe ich oft Situationen erlebt, die sehr verzwickt waren. Eine externe, parteilose Unterstützung wird anders wahr- und angenommen. Deswegen weiß ich: Die Chancen, die sich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer aus diesem Prozess ergeben können, sind enorm.

Sehr gerne berate ich Sie und agiere als Schnittstelle zwischen Fachkräften, Geschäfts- und Teamführung. Ich freue mich, Sie kennenzulernen und bin gespannt, womit ich Sie unterstützen kann.

Abschließend

Wir haben in den vergangenen Jahren oft alles perfekt organisiert, aber wenn das Vertrauen der Menschen nicht da ist, werden erlernte Zeitmanagement-Techniken nicht von langer Dauer sein. Aufrichtige Unterstützung und das WIR packen gemeinsam an, lassen uns alle einen Ozean an Zeit für wichtige Dinge haben!

Einen Kommentar hinterlassen