Zeitmanagement - 5 Entwicklungsstufen der Zeitgenerationen

Zeit­ma­nage­ment: Die 24 Stun­den eines Tages ste­hen einem Ver­wal­tungs­an­ge­stell­ten, einem Logis­tik­mit­ar­bei­ter, einem Ver­triebs­mit­ar­bei­ter, einem Per­so­nal­sach­be­ar­bei­ter, einem Abteilungs- und Team­lei­ter, einem Geschäfts­füh­rer, einem Unter­neh­mer, einem Frei­be­ruf­ler, einem Job­su­chen­den eben­so zur Ver­fü­gung wie einem Multi-​Milliardär. Gleich­wohl der Tag schon immer 24 Stun­den hat­te, steht uns heu­te mehr Zeit zur Ver­fü­gung, als jeder Genera­ti­on vor uns.

Jedes Mal sind Teil­neh­men­de mei­nes Zeitmanagement-​Seminars erstaunt über den letz­ten Satz. Beim The­ma Zeit­ma­nage­ment set­ze ich von Anfang an den Fokus nicht auf die noto­ri­sche Zeit­not. Bewusst, nen­ne ich eini­ge Fak­ten, die ent­ge­gen der Aller­welts­kla­ge „Ich habe kei­ne Zeit“ von etwas ande­rem spre­chen: Wir haben mehr Zeit, als wir glau­ben!

Stress, Hektik, Arbeiten bis zum Umfallen

Die meis­ten von uns gehen an 46 Wochen im Jahr, im Schnitt 40 Stun­den in der Woche ihrer Arbeit nach. Die durch­schnitt­li­che Lebens­er­war­tung liegt heu­te bei 75 Lebens­jah­ren. Hät­te jemand den Fabrik­mit­ar­bei­tern wäh­rend der indus­tri­el­len Revo­lu­ti­on, die durch­schnitt­lich 65 Stun­den die Woche an 52 Wochen im Jahr gear­bei­tet haben, von unse­rer 40 Stun­den­wo­che, dem Min­dest­lohn, dem Sonn­tags­schutz, vom Home­of­fice, etc. erzählt, hiel­ten sie es für eine Sto­ry aus dem Schla­raf­fen­land.

Nach 1945 bau­te die Nach­kriegs­ge­nera­ti­on, an har­ten Tagen und lan­gen Näch­ten, ein zer­stör­tes Land wie­der auf. Die Nach­kriegs­ge­nera­ti­on ist für unser Zeit­bud­get in Vor­leis­tung gegan­gen. Dank des rasan­ten tech­ni­schen Fort­schritts bestim­men wir heu­te oft die eige­ne Arbeits­zeit selbst. Wir haben viel mehr freie Zeit. So spa­ren wir selbst im Haus­halt Zeit, dank Wasch­ma­schi­ne, Spül­ma­schi­ne, Elek­tro­herd, Staub­sauger, Zen­tral­hei­zung, usw., um es im Eigen­heim sau­ber und warm zu haben. Wir leben in einem Wohl­stand, den es in die­ser Form nie zuvor gab. Alle Vor­aus­set­zun­gen sind erfüllt, um zufrie­den, gesund, neu­gie­rig und expe­ri­men­tier­freu­dig zu sein. Wir haben Zeit, um Neu­es aus­zu­pro­bie­ren, Bücher zu lesen und uns Wis­sen anzu­eig­nen, Sport zu machen, sich alten Freun­den und auch den Arbeits­kol­le­gen mehr zuzu­wen­den, uns gegen­sei­tig zuzu­hö­ren, um haus­ge­mach­ten Pro­ble­men auf den Grund zu gehen. Statt­des­sen beklagt sich jeder Zwei­te über Stress, Hek­tik und Arbeit bis zum Umfal­len.

Ja, wir haben viel zu tun und unse­re Arbeit ist heu­te anders als zu Beginn der indus­tri­el­len Revo­lu­ti­on. So kühn es auch klin­gen mag: Wir haben mehr Zeit zur Ver­fü­gung, als jede Genera­ti­on vor uns!

In die­sem Blog­bei­trag möch­te ich mich ger­ne den 5 Genera­tio­nen des Zeit­ma­nage­ments bezie­hungs­wei­se den Ent­wick­lungs­stu­fen des Zeit­ma­nage­ments und dem Bewusst­sein dar­über, wie viel Zeit wir wirk­lich haben, wid­men.

1. Generation des Zeitmanagements – Effizienz

Das The­ma Zeit­ma­nage­ment hat in den ver­gan­ge­nen Deka­den eine span­nen­de Ent­wick­lung erfah­ren. Vie­le Men­schen durch­le­ben die­se Ent­wick­lung - jede ein­zel­ne Genera­ti­on - im eige­nen Leben.

Die 1. Genera­ti­on (Beginn mit Leon Bat­tis­ta Alber­ti „Grund­re­geln der Zeit­öko­no­mie“ im 15. Jahr­hun­dert) betrach­te­te das The­ma Zeit als rei­ne Effi­zi­enz­stei­ge­rung. Der Mensch und Zeit­ma­na­ger stell­ten sich Fra­gen wie:

- Wie schaf­fe ich mehr in der glei­chen Zeit?
- Wie nut­ze ich mei­nen Kalen­der rich­tig?
- Wie ver­die­ne ich mehr Geld in weni­ger Zeit?
- Wie kom­me ich schnel­ler, höher, wei­ter vor­an?

Außer Fra­ge steht, dass es aus­ge­spro­chen wich­tig ist, ein gutes und effi­zi­en­tes Sys­tem für die Pla­nung und Ver­wal­tung sei­ner Zeit zu haben. Mit den rich­ti­gen Tech­ni­ken und dem rich­ti­gen Wis­sen kann die Effi­zi­enz recht schnell erlernt wer­den. Der Wil­le, es zu ler­nen, ist dabei ent­schei­dend.

In jedem Zeitmanagement-​Seminar - auch in mei­nem eige­nen - sind die Qua­dran­ten des Eisenhower-​Modells eine wich­ti­ge Grund­la­ge der Zeit- bzw. Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on.

Doch nur durch Effi­zi­enz haben vie­le Men­schen ihre Zeit noch nicht im Griff. Sie füh­len sich immer noch gestresst, abge­hetzt und leer. Denn nur die Stei­ge­rung der Effi­zi­enz steht nicht zwangs­läu­fig für die effek­ti­ve Zeit­nut­zung und meis­tens auch nicht für ein erfüll­tes Ich.

Effektivität: 2. Generation des Zeitmanagements

Das Wich­tigs­te am 1. Schritt ist nicht die Wei­te, son­dern die Rich­tung!

Das Ent­schei­den­de vor­ne­weg: Erfolg­rei­che Men­schen ver­brin­gen ihren Tag mit wich­ti­gen Din­gen. Sie nut­zen ihre Zeit effek­tiv. Weni­ger erfolg­rei­che Men­schen stop­fen ihren Tag mit drin­gen­den Din­gen voll!

An die­ser Stel­le kommt von mei­nen Semi­nar­teil­neh­men­den oft eine Mischung an Empö­rung und Ver­dutzt­heit ans Tages­licht, in Form von: „Wir sind also die nicht Erfolg­rei­chen? Wo bit­te ist der Unter­schied zwi­schen Wich­tig und Drin­gend?“.

Aha, damit habe ich sie. Die Auf­merk­sam­keit ist geweckt und jetzt hören die, die wirk­lich ver­ste­hen wol­len, sehr genau zu! Das Eisenhower-​Prinzip wird jetzt wie von einem Schwamm auf­ge­so­gen. Es wird über Prio­ri­tä­ten, Tages­plä­ne und Zie­le dis­ku­tiert.

Ziele und das effektive Zeitmanagement

Moment mal - Zie­le? Die meis­ten Men­schen glau­ben, dass sie bestimm­te Zie­le ver­fol­gen. Wenn ich mei­ne Semi­nar­teil­neh­men­de bit­te, ihre Zie­le zu for­mu­lie­ren, mer­ken sie plötz­lich, wie schwer es ihnen fällt. Die kon­kre­te Ziel­for­mu­lie­rung wird für den Ein­zel­nen eine regel­rech­te Her­aus­for­de­rung. Nicht, weil er/​sie kei­ne hat, son­dern, weil er/​sie sich noch nie bewusst gefragt hat:

Was will ich über­haupt errei­chen?
• Mit mei­nem Job
• In mei­nem Leben
Wel­ches Ziel habe ich eigent­lich?

Effektivität – die richtigen Dinge tun

Genau hier setzt die 2. Genera­ti­on des Zeit­ma­nage­ments – Effek­ti­vi­tät - an.
Effek­ti­vi­tät steht laut Peter Dru­cker dafür „die rich­ti­gen Din­ge zu tun“. Jetzt sagt jeder gewill­te Mensch: „Ok… Ich habe die Din­ge bis­her womög­lich nur rich­tig gemacht und muss jetzt über­le­gen, was die rich­ti­gen Din­ge sind. Aber alles was ich tue, ist wich­tig. Nein, es liegt garan­tiert nicht dar­an, dass ich nicht weiß, was die rich­ti­gen Din­ge sind, son­dern dar­an, dass ich viel zu tun habe bzw. Druck gemacht bekom­me und/​oder wenig Unter­stüt­zung habe. Dar­über hin­aus ste­cke ich stän­dig in Urlaubs-, Kranken- und sons­ti­gen Ver­tre­tun­gen. Bin in sämt­li­chen Pro­jek­ten aktiv, und, und, und…“.

Also wird im Grun­de Alles gemacht, ohne ein kon­kre­tes, SMAR­TEs, rea­lis­ti­sches Ziel vor Augen zu haben.

An die­ser Stel­le des Bewusst­seins ange­kom­men, begin­nen Zeit­ma­na­ger mit der Suche der rich­ti­gen Zie­le. Sie erar­bei­ten Teil­zie­le und ach­ten dar­auf, dass ihre Zie­le lang­fris­tig sind.

Bei der effek­ti­ven Zeit­nut­zung geht es noch mehr denn je dar­um, das Wich­ti­ge und Drin­gen­de zu unter­schei­den sowie Prio­ri­tä­ten zu set­zen und sich für ein wich­ti­ges Pro­jekt zu ent­schei­den.

Ziele können begeistern!

Mit Zie­len zu arbei­ten, ist wie das Erler­nen eines Berufs. Man beginnt als Lehr­ling und wird in abseh­ba­rer Zeit ein Gesel­le. Wenn man dran­bleibt, das Erlern­te umsetzt, noch mehr übt, sei­nen Hori­zont aus­baut, wird man zum Meis­ter sei­ner Kunst!
Und irgend­wann inspi­riert man sein gesam­tes Umfeld, mit dem was man macht und auch damit, wie schnell man es macht. Plötz­lich wun­dern sich vie­le Men­schen, wie es denn funk­tio­niert, so vie­le Din­ge in kür­zes­ter Zeit zu schaf­fen. Wie geht das?

Mit die­ser Fra­ge hat sich auch die 3. Genera­ti­on des Zeit­ma­nage­ments befasst und setzt genau hier an. Sobald Men­schen sich fra­gen, was Ihr Ding ist und nicht mehr, wie sie die Din­ge rich­tig tun, bege­ben sie sich auto­ma­tisch auf die Suche nach ihrem Poten­ti­al.

3. Generation des Zeitmanagements – Potentialorientierung

Auch mit den bes­ten Zie­len vor Augen, aber der fal­schen Nut­zung die­ser, ist es unmög­lich, aus einem Spat­zen einen Kana­ri­en­vo­gel zu machen.
Jeder von uns hat Stär­ken und Schwä­chen. Jedes Indi­vi­du­um hat bestimm­te Bega­bun­gen und ein­deu­ti­ge Defi­zi­te.
So wich­tig es auch ist an Schwach­stel­len zu arbei­ten, ist es doch viel wich­ti­ger, die eige­nen Stär­ken (Poten­tia­le) zu erken­nen, aus­zu­bau­en und ein­zu­set­zen.

Nichts Ande­res sagt das 20/​80 – Pareto-​Prinzip aus. Mit 20% des rich­tig ein­ge­setz­ten Poten­ti­als errei­chen Men­schen 80% des ange­streb­ten Erfolgs.
Es geht also dar­um, in 20% der auf­ge­wen­de­ten Zeit 80% der Ergeb­nis­se zu erzie­len.
Nur wer erkennt, was SEIN Ding ist, also sein Poten­ti­al kennt, inves­tiert weni­ger Ener­gie und Zeit in sei­ne Auf­ga­ben und erzielt dabei das maxi­ma­le Ergeb­nis.
Wer sei­ne Stär­ken kennt, wählt ein Ziel, wel­ches sei­nem Poten­ti­al ent­spricht und lebt lang­fris­tig moti­vier­ter, gesün­der und glück­li­cher.

Arbeitest du noch, oder lebst du schon

So wich­tig die Fra­gen auch sind:

  • Wie kann ich mei­ne Arbeit bes­ser in der Sel­ben Zeit machen?
  • Wie kann ich in weni­ger Zeit mehr Geld ver­die­nen?
  • Wie kann ich schnel­ler, wei­ter, höher ans Ziel kom­men?

Und so hilf­reich die Tech­ni­ken der bis­he­ri­gen Zeit­ma­na­ger sind, haben die drei bis­he­ri­gen Genera­tio­nen der Zeit etwas abso­lut Bana­les über­se­hen: Das Leben ist mehr als nur Arbeit.

4. Generation des Zeitmanagements – Work-​Life-​Balance

Die Stun­de der 4. Genera­ti­on des Zeit­ma­nage­ments hat geschla­gen.

Der Mensch kann nicht in einem ein­zel­nen Lebens­be­reich Recht tun, wäh­rend er in irgend­ei­nem ande­ren Unrecht tut. Das Leben ist ein unge­teil­tes Gan­zes.
Mahat­ma Gan­dhi

Das Leben in Balan­ce ist schon seit den 1980ern ein abso­lu­tes Trend­the­ma. Der Begriff Work-​Life-​Balance steht für die Zusam­men­ge­hö­rig­keit von Arbeit und wei­te­ren Berei­chen des Lebens. Neben unse­rem Job sind unse­re Fami­lie und unser sozia­les Umfeld wich­tig, damit wir glück­lich, zufrie­den und gesund blei­ben. Eine wei­te­re wich­ti­ge Säu­le ist unser Kör­per. Im gesun­den Kör­per wohnt doch der gesun­de Geist, oder wie war das? Zu guter Letzt ist alles was unse­rer See­le gut­tut, auch das, was uns aus­ge­gli­chen macht. Die Bedürf­nis­se der See­le sind heu­te oft Ent­schleu­ni­gung, Ver­ein­fa­chung und Gemein­schaft.

5. Generation des Zeitmanagements - Geteilte-​Life-​Balance

Ein Semi­nar­teil­neh­mer sag­te mal: „Jeder denkt nur an sich, also den­ke ich auch nur an mich. Wenn ich mer­ke, dass mein Kol­le­ge oder auch mein Chef immer nur das tun, was nur für sie von Vor­teil ist, war­um soll­te ich es nicht auch tun. Man wird doch sonst nur aus­ge­nutzt.“
Hier wird der Wunsch und ins­ge­heim die Sehn­sucht nach Gemein­schaft, die teilt und gemein­sam anpackt, mehr als deut­lich. Nur mit Effi­zi­enz, Effek­ti­vi­tät, Poten­ti­al­ori­en­tie­rung und der Work-​Life-​Balance bekom­men wir unse­re ver­meint­li­che Zeit­not nicht gelöst.

In einer Zeit, in der die „Mar­gen immer dün­ner wer­den“, die Fluk­tua­ti­on immer höher, geht es nicht mehr um gute Prei­se im Ein­kauf, ver­län­ger­te Arbeits­zei­ten und top orga­ni­sier­te Kalen­der.

Es geht um die Stär­kung des Mit­ein­an­der.
Es geht um ein star­kes WIR.

Die Zeit­ma­na­ger der 5. Genera­ti­on erken­nen die wun­der­ba­ren und wich­ti­gen Tech­ni­ken der vor­an­ge­hen­den Zeitmanagement-​Generationen an und mer­ken doch wie ego-​lastig die Vor­gän­ger sind.

Fragen der 5. Generation des Zeitmanagements

In der 5. Genera­ti­on des Zeit­ma­nage­ments Geteilte-​Life-​Balance ange­kom­men, fra­gen sich die Zeit­ma­na­ger:

  • Wie kön­nen wir unse­re Zeit in Koope­ra­ti­on mit Ande­ren gestal­ten?
  • Wie kön­nen wir aus 1+1 mehr als 2 machen?

Wenn in unse­ren Unter­neh­men sol­che Arbeits­ein­stel­lun­gen vor­zu­fin­den sind, wie es der zitier­te Semi­nar­teil­neh­mer beschrieb, dann wirkt sich das ent­spre­chend auf das Team­ge­fü­ge aus!

Wel­che Kos­ten ent­ste­hen in einem Unter­neh­men, wenn Mit­ar­bei­ten­de und Füh­rungs­kräf­te kei­ne ver­trau­ens­vol­le Bezie­hung mit­ein­an­der haben?
Was pas­siert hier mit der Lebens­qua­li­tät und dem Zeit­ver­hal­ten der Mit­ar­bei­ten­den?

Ein effek­ti­ves Zeit­ma­nage­ment ist nur durch einen effek­ti­ven Umgang mit ande­ren Men­schen mög­lich. Ein wer­te­ori­en­tier­tes Han­deln, sinn­vol­les Ver­hal­ten und ver­trau­ens­vol­le Koope­ra­tio­nen wer­den sich in den nächs­ten Jah­ren als sehr star­ke Bindungs- und Ent­wick­lungs­in­stru­men­te und Pro­zess­be­schleu­ni­ger erwei­sen.

All in one – das Beste aus allen 5 Zeitgenerationen zusammengefasst

Ich fan­ge mit der Erkennt­nis der 5. Genera­ti­on des Zeit­ma­nage­ments an. Hier geht es in ers­ter Linie um das Bezie­hungs­ma­nage­ment, um ein star­kes Mit­ein­an­der.

Die Vor­rei­ter der 5. Zeit­ge­nera­ti­on waren nach­voll­zieh­ba­rer­wei­se recht ego­zen­trisch auf Effi­zi­enz, Effek­ti­vi­tät, Poten­zi­al­ori­en­tie­rung und Work-​Life-​Balance fokus­siert.
• Wie kann ich mei­nen Tag effi­zi­en­ter gestal­ten?
• Was will ich errei­chen?
• Wie kann ich mich selbst ver­wirk­li­chen?
• Wie kann ich aus­ge­wo­gen leben?
Heu­te wis­sen wir, dass unse­re Zeit fast immer Zeit mit ande­ren zusam­men ist. Somit ist Zeit­ma­nage­ment ohne Bezie­hungs­ma­nage­ment wie ein Fischer ohne Aus­rüs­tung.

Zeit nehmen und externe Unterstützung ins Boot holen?

Es bleibt zu sagen: Gestal­ten Sie Ihre Zeit in Koope­ra­ti­on mit Ihrem Team, Ihren Kol­le­gen, Men­schen, die Ihre Weg­be­glei­ter blei­ben sol­len, so, dass alle davon pro­fi­tie­ren. Schaf­fen Sie „Multiple-win“-Situationen und holen Sie exter­ne Exper­ten ins Boot.

Die­se kön­nen die Lage häu­fig neu­tra­ler über­bli­cken und so schnel­ler fest­stel­len, wie und wel­che Maß­nah­men zu tref­fen sind. Außer­dem kön­nen sie pro­fes­sio­nell zwi­schen Men­schen ver­mit­teln. Als Per­so­nal­ent­wick­ler und Trai­ner haben wir oft Situa­tio­nen erlebt, die sehr ver­zwickt waren. Eine exter­ne, par­tei­lo­se Unter­stüt­zung wird anders wahr- und ange­nom­men. Des­we­gen wis­sen wir: Die Chan­cen, die sich für Arbeit­ge­ber und Arbeit­neh­mer aus die­sem Pro­zess erge­ben kön­nen, sind enorm.

Sehr ger­ne bera­ten wir Sie und agie­ren als Schnitt­stel­le zwi­schen Fach­kräf­ten, Geschäfts- und Team­füh­rung. Wir freu­en uns, Sie ken­nen­zu­ler­nen und sind gespannt, womit wir Sie unter­stüt­zen kön­nen.

Abschließend

Wir haben in den ver­gan­ge­nen Jah­ren oft alles per­fekt orga­ni­siert, aber wenn das Ver­trau­en der Men­schen nicht da ist, wer­den erlern­te Zeitmanagement-​Techniken nicht von lan­ger Dau­er sein. Auf­rich­ti­ge Unter­stüt­zung und das WIR packen gemein­sam an, las­sen uns alle einen Oze­an an Zeit für wich­ti­ge Din­ge haben!

© GedankenGut - Olga Klunk

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